各學院：

我校2020屆畢業研究生即將畢業離校，為妥善做好檔案的整理與寄送工作，現就有關事項通知如下：

一、整理時間及流程

1、6月12日前研究生院就業辦統一將畢業生數據發送至郵箱gj@njtech.edu.cn或通過QQ在線傳送（數據表格內容詳見附件1）

2、6月17日以后，以學院為單位，憑畢業生名單到學生檔案科（檔案館301）統一領取畢業生檔案；同時領取EMS郵寄面單和包裝袋

3、6月30日前，各學院根據要求自行完成檔案整理工作：

4、6月30日-7月2日（上午）按照附件2排好的時間順序將整理好的檔案交回學生檔案科。

二、整理要求

1、畢業生檔案整理工作政策性強、工作量大、時間緊、任務重，請各學院高度重視，并指定專人負責落實。

2、畢業生檔案由畢業班輔導員負責整理，不得給學生本人查看檔案材料，注意做好保密工作。

3、整理畢業生檔案的老師要本著嚴肅、認真、真實、保密和負責的態度與原則，全面完整地整理好畢業生檔案，切勿裝錯、漏裝或丟失檔案及弄虛作假。裝袋前徹底核對袋內材料與裝入材料是否為同一學生，尤其是同名同姓的學生。

4、嚴禁擅自涂改、更換、銷毀任何檔案材料，違者將追究有關責任。

三、整理材料

**畢業生檔案材料一般有：

1、高中階段材料（已有）

2、本科階段材料（已有）

*需要裝入的材料：

3、畢業生就業通知書（報到證白聯）；

4、畢業生研究生登記表（加蓋公章）

5、學位授予決定

6、成績單

7、黨員材料；

8、學生入伍、支教等材料（曾入伍及支教的學生）；

9、在學校形成的其它有必要裝入檔案的材料。

四、裝檔及寄檔登記要求

1、今年我校畢業生檔案按省里要求全部通過“高校畢業生專用EMS”寄遞，各學院按照本通知中的各項要求整理并裝入EMS統一密封袋，貼《EMS詳情單》封裝。

2、整理好的學生檔案按以下要求分類移交：

（1）第一類——留存在學校的。包括考上本校研究生、留校工作、延遲畢業的學生檔案，整理好后裝檔案袋、不密封，不包裝，直接移交。

（2）第二類——對外郵寄的。包括就業派遣及考上外校研究生的畢業生檔案；1）將各項材料裝入原校檔案袋封口貼封條蓋章；2）裝入EMS統一密封袋封口并貼上EMS詳情單；3）在密封袋封口處蓋學院騎縫章；4）按專業班級和學號排好順序后移交。

3、所有學生歸檔材料都必須裝檔上交，不允許任何學院任何人擅自留存畢業生檔案，若有此類情況，要追究有關責任。

4、所有寄往地市（縣）人才中心的檔案，如無確切地址的，可以不寫。

5、所有考取外校研究生檔案地址應按對方學校要求填寫。

6、所有寄往公司單位的檔案地址應盡可能詳細準確，應提供聯系人及聯系方式。

7、檔案投遞單位必須具備人事檔案保管資質，如沒有，應寄往生源地人才服務中心。嚴禁轉遞到無檔案保管資質的單位尤其是私營、民營企業，否則有退檔甚至檔案丟失的風險。

                                                                                 南京工業大學檔案館

                                                                            2020年6月4日