關于2020屆本科畢業生檔案整理轉遞的通知

作者:高靜 時間:2020-06-04 點擊數:

各學院:

我校2020屆畢業生即將畢業離校,為妥善做好畢業生檔案的整理與寄送工作,現就有關事項通知如下:

一、整理時間及流程

1、6月12日前將已上傳的派遣數據導出后發送至郵箱gj@njtech.edu.cn或通過QQ在線傳送(數據表格內容詳見附件1

2、6月15日以后,以學院為單位,憑畢業生名單到學生檔案科(檔案館301)統一領取畢業生檔案;同時領取EMS郵寄面單和包裝袋

3、6月30日前,各學院根據要求自行完成檔案整理工作:

4、6月30日-7月2日(上午)附件2排好的時間順序將整理好的檔案交回學生檔案科。


二、整理要求

1、畢業生檔案整理工作政策性強、工作量大、時間緊、任務重,請各學院高度重視,并指定專人負責落實。

2、畢業生檔案由畢業班輔導員負責整理,不得給學生本人查看檔案材料,注意做好保密工作。

3、整理畢業生檔案的老師要本著嚴肅、認真、真實、保密和負責的態度與原則,全面完整地整理好畢業生檔案,切勿裝錯、漏裝或丟失檔案及弄虛作假。裝袋前徹底核對袋內材料是否與裝入材料是否為同一學生,尤其是同名同姓的學生。

4、嚴禁擅自涂改、更換、銷毀任何檔案材料,違者將追究有關責任。

三、整理材料

畢業生檔案材料一般有:

1、進入我校前的檔案材料(主要是高中學籍材料和高考報考錄取材料等);(檔案袋已有)

2、南京工業大學學生卡(入學時)(學院核對,如未加蓋公章請補蓋)(檔案袋已有,無需重復裝入)

3、高校畢業生登記表(加蓋公章);

4、高校學生成績總表;

5、畢業生就業通知書(報到證白聯);

6、學生獎懲材料(主要是校級及以上的評優評獎登記表或評審表,以及處分決定等);

7、學生的黨員、團員(團員證請勿放入,如有,請拿出交給學生本人)材料;

8、學生入伍、支教等材料(曾入伍及支教的學生);

9、在學校形成的其它有必要裝入檔案的材料。

四、裝檔及寄檔登記要求

1、今年我校畢業生檔案按省里要求全部通過“高校畢業生專用EMS”寄遞,各學院按照本通知中的各項要求整理并裝入EMS統一密封袋,貼《EMS詳情單》封裝。

2、整理好的學生檔案按以下要求分類移交:

(1)第一類——留存在學校的。包括考上本校研究生、留校工作、延遲畢業的學生檔案,整理好后檔案袋、不密封,不包裝,直接移交。

(2)第二類——對外郵寄的。包括就業派遣考上外校研究生的畢業生檔案;1)將各項材料裝入原校檔案袋封口貼封條蓋章;2)裝入EMS統一密封袋封口并貼上EMS詳情單;3)在密封袋封口處蓋學院騎縫章;4)按專業班級和學號排好順序后移交。

3、所有學生歸檔材料都必須裝檔上交,不允許任何學院任何人擅自留存畢業生檔案,若有此類情況,要追究有關責任。

4、所有寄往地市(縣)人才中心的檔案,如無確切地址的,可以不寫。

5、所有考取外校研究生檔案地址應按對方學校要求填寫。

6、所有寄往公司單位的檔案地址應盡可能詳細準確,應提供聯系人及聯系方式。

7、檔案投遞單位必須具備人事檔案保管資質,如沒有,應寄往生源地人才服務中心。嚴禁轉遞到無檔案保管資質的單位尤其是私營、民營企業,否則有退檔甚至檔案丟失的風險。


                         南京工業大學檔案館

                          2020年6月4日


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