各部門、各學院：

為加強學校的檔案管理，強化收集力度，確保歸檔的各類文件材料的齊全、完整，更好地服務于學校中心工作，記錄學校發展歷程?，F就做好2020年我校各類常規性檔案材料歸檔、專題檔案資料歸檔和校史檔案資料收集工作有關事項通知如下：

一、常規性檔案材料歸檔范圍及要求

1、常規性檔案材料歸檔是指：2019年度由本校各立卷單位職能活動所形成和處理完畢的各類文件材料，照片（包括畢業生合影）、錄音、錄像、光盤，證書、獎狀、獎牌、獎杯、錦旗，獲贈的書畫、工藝品及其他有紀念意義的物品等聲像、實物類材料；鼓勵個人檔案所有者向檔案館捐贈或寄存。

2、各部門、各學院按照《南京工業大學各部門文件材料歸檔范圍與保管期限》（詳見檔案館網頁）的要求，認真梳理本部門在2019年度工作活動中形成的對學校有保存價值的各種文件材料。

3、堅持紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。歸檔文件材料包括紙質文件、電子文件、實物、聲像等各種載體形式，歸檔的文件材料應質地優良、聲像清晰、書繪工整，符合規范和標準。研究生學位檔案、學籍檔案材料需同時提交電子文件，照片需同時將電子底片歸檔，實物檔案須拍攝電子照片歸檔。通過OA系統流轉的發文由檔案館集中打印歸檔，各部門、各學院無需再歸檔。

4、歸檔材料應按一定的順序進行分類整理，每份材料都應齊全、完整、準確，并打印文件清單，辦理移交手續。具體流程及要求請參見檔案館網站上的《歸檔工作一般流程》（檔案館首頁-業務指導-歸檔工作-歸檔流程）。

二、專題檔案資料歸檔范圍及要求

1、“不忘初心，牢記使命”主題教育文件材料歸檔

為真實記錄學?！安煌跣?，牢記使命”主題教育成果，確保主題教育檔案資料的完整、準確、系統。請各單位按“不忘初心、牢記使命”主題教育文件材料歸檔范圍（見附件1）

歸檔。

2、“南工抗疫”—新冠肺炎疫情防控文件材料歸檔

在學校黨委的統一部署下，各單位、各部門全力投入新冠肺炎疫情防控工作，有力有序有效地開展一系列防控工作，形成大量的文件材料。為更加全面記錄和保存我校在奮力抗擊疫情中的真實歷程和生動場景，確保疫情防控工作檔案的完整、系統。請按“南工抗疫”—新冠肺炎疫情防控文件材料歸檔范圍（見附件2）歸檔。

三、校史檔案資料的接收和征集工作

為全面、真實、生動展示學校建設和發展面貌，豐富檔案館館藏，體現百年南工豐厚的歷史文化底蘊，更好地發揮愛國愛校育人作用，請各單位、各部門按校史檔案資料征集內容（見附件3）廣泛開展收集工作，同時歡迎提供相關線索。

四、歸檔時間和要求                  

1、常規性檔案材料歸檔工作從3月份開始，并于今年6月30日前完成全部材料的歸檔。各部門、各學院要高度重視檔案立卷歸檔工作，確保兼職檔案員有足夠的時間整理歸檔文件材料，努力做到應歸盡歸，使2019年度的文件材料收集齊全、完整。之前年度若有歸檔材料尚未移交的也應及時補交歸檔。

2、專題性檔案材料、科研和基建檔案材料請在工作完成、項目完成通過鑒定或驗收后3個月內歸檔。

3、檔案館常年開展校史檔案資料的征集工作。

五、歸檔文件材料移交

移交材料包括：歸檔范圍內的文件材料（包括與紙質文件相對應的電子文件，可發至郵箱）；文件移交清單；備考表（可從檔案館網頁上下載）。

六、聯系人及聯系電話：

在文件材料歸檔過程中，如有疑問或需調整歸檔時間，請及時與檔案館聯系，我們將努力幫助您解決遇到的各類問題，以確保歸檔材料的齊全、完整和規范。

張文元  58139302 
      陳曄華  錢婷  58139307

馮桂珍  鄭愛軍  張燁  58139306    
      郵  箱：dag@njtech.edu.cn

 

                         檔 案 館
                                                         2020年3月25日

 

附件：

1.“不忘初心、牢記使命”主題教育文件材料歸檔范圍

2.“南工抗疫”—新冠肺炎疫情防控文件材料歸檔范圍

3. 校史檔案資料征集范圍

附件1

“不忘初心、牢記使命”主題教育文件材料歸檔范圍

附件2

“南工抗疫”—新冠肺炎疫情防控文件材料歸檔范圍

附件3

校史檔案資料征集范圍