關于做好2020年檔案歸檔工作的通知

作者:張文元 時間:2020-03-27 點擊數:

各部門、各學院

為加強學校的檔案管理,強化收集力度,確保歸檔的各類文件材料的齊全、完整,更好地服務于學校中心工作,記錄學校發展歷程?,F就做好2020年我校各類常規性檔案材料歸檔、專題檔案資料歸檔和校史檔案資料收集工作有關事項通知如下:

一、常規性檔案材料歸檔范圍及要求

1、常規性檔案材料歸檔是指:2019年度由本校各立卷單位職能活動所形成和處理完畢的各類文件材料,照片(包括畢業生合影)、錄音、錄像、光盤,證書、獎狀、獎牌、獎杯、錦旗,獲贈的書畫、工藝品及其他有紀念意義的物品等聲像、實物類材料;鼓勵個人檔案所有者向檔案館捐贈或寄存。

2、各部門、各學院按照《南京工業大學各部門文件材料歸檔范圍與保管期限》(詳見檔案館網頁)的要求,認真梳理本部門在2019年度工作活動中形成的對學校有保存價值的各種文件材料。

3、堅持紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。歸檔文件材料包括紙質文件、電子文件、實物、聲像等各種載體形式,歸檔的文件材料應質地優良、聲像清晰、書繪工整,符合規范和標準。研究生學位檔案、學籍檔案材料需同時提交電子文件,照片需同時將電子底片歸檔,實物檔案須拍攝電子照片歸檔。通過OA系統流轉的發文由檔案館集中打印歸檔,各部門、各學院無需再歸檔。

4、歸檔材料應按一定的順序進行分類整理,每份材料都應齊全、完整、準確,并打印文件清單,辦理移交手續。具體流程及要求請參見檔案館網站上的《歸檔工作一般流程》(檔案館首頁-業務指導-歸檔工作-歸檔流程)。

、專題檔案資料歸檔范圍及要求

1、“不忘初心,牢記使命”主題教育文件材料歸檔

為真實記錄學?!安煌跣?,牢記使命”主題教育成果,確保主題教育檔案資料的完整、準確、系統。請各單位按“不忘初心、牢記使命”主題教育文件材料歸檔范圍(見附件1)

歸檔。

2、“南工抗疫”—新冠肺炎疫情防控文件材料歸檔

在學校黨委的統一部署下,各單位、各部門全力投入新冠肺炎疫情防控工作,有力有序有效地開展一系列防控工作,形成大量的文件材料。為更加全面記錄和保存我校在奮力抗擊疫情中的真實歷程和生動場景,確保疫情防控工作檔案的完整、系統。請按“南工抗疫”—新冠肺炎疫情防控文件材料歸檔范圍(見附件2)歸檔。

三、校史檔案資料的接收和征集工作

為全面、真實、生動展示學校建設和發展面貌,豐富檔案館館藏,體現百年南工豐厚的歷史文化底蘊,更好地發揮愛國愛校育人作用,請各單位、各部門按校史檔案資料征集內容(見附件3)廣泛開展收集工作,同時歡迎提供相關線索。

四、歸檔時間和要求                  

1、常規性檔案材料歸檔工作從3月份開始,并于今年6月30日前完成全部材料的歸檔。各部門、各學院要高度重視檔案立卷歸檔工作,確保兼職檔案員有足夠的時間整理歸檔文件材料,努力做到應歸盡歸,使2019年度的文件材料收集齊全、完整。之前年度若有歸檔材料尚未移交的也應及時補交歸檔。

2、專題性檔案材料、科研和基建檔案材料請在工作完成、項目完成通過鑒定或驗收后3個月內歸檔。

3、檔案館常年開展校史檔案資料的征集工作。

五、歸檔文件材料移交

移交材料包括:歸檔范圍內的文件材料(包括與紙質文件相對應的電子文件,可發至郵箱);文件移交清單;備考表(可從檔案館網頁上下載)。

六、聯系人及聯系電話:

在文件材料歸檔過程中,如有疑問或需調整歸檔時間,請及時與檔案館聯系,我們將努力幫助您解決遇到的各類問題,以確保歸檔材料的齊全、完整和規范。

張文元  58139302 
      陳曄華  錢婷  58139307

馮桂珍  鄭愛軍  張燁  58139306    
      郵  箱:dag@njtech.edu.cn

 

                           
                                                         2020年3月25日

 


附件:

1.“不忘初心、牢記使命”主題教育文件材料歸檔范圍

2.“南工抗疫”—新冠肺炎疫情防控文件材料歸檔范圍

3. 校史檔案資料征集范圍


附件1

“不忘初心、牢記使命”主題教育文件材料歸檔范圍

序號

1

上級領導同志有關主題教育的指示、批示和講話

2

本校關于成立主題教育領導機構和工作機構的文件

3

本校主題教育領導小組及辦公室印發的各種文件的正本(印制稿)、簽發稿

4

主題教育領導小組及辦公室召開的各類重要會議的方案、議程、文件、紀要、錄音、錄像、照片等

5

主題教育領導小組及辦公室作出的決定、實施方案、總結、報告、簡報專報、大事記等

6

學校在學習教育、調查研究、檢視問題、整改落實等過程中形成的方案、報告、臺賬、清單、總結等

7

主題教育指導組在工作中形成的方案、情況報告等

8

其他具有保存和利用價值的文件材料


附件2

“南工抗疫”—新冠肺炎疫情防控文件材料歸檔范圍

序號

1

上級部門下發的關于疫情防控工作的重要批示、指示等文件資料;上級部門及有關領導檢查學校疫情防控工作的相關文件資料。

2

學校及各單位圍繞疫情防控開展工作形成的文件資料,包括:召開疫情防控工作會議的記錄、紀要、決定、領導講話等文件資料;有關疫情防控工作的規定、辦法、意見、通知、應急預案等文件資料;有關疫情防控工作的請示、報告、批復、批示等文件資料;有關疫情防控工作的計劃、措施、報表、匯總統計、公告、宣傳資料、防控預案等文件資料。

3

本科生院、研究生院和各教學單位在做好疫情防控工作中形成的線上線下教學工作方案。

4

校園安全、學生工作、后勤保障等部門等在做好疫情防控工作中形成的文件資料,包括:公共區域衛生防疫、師生返校管理、校園管理、心理疏導、培訓手冊編制等。

5

各科研單位開展科學研究、醫藥用品研制、專利申請等方面形成的文件資料。

6

學校在接受社會捐贈及相關資金、物資的調撥、分配和使用等方面形成的文件資料。

7

各單位參與疫情防控的特色工作資料(含師生和校友的典型案例)。

8

其他具有保存和利用價值的文件材料


附件3

校史檔案資料征集范圍

序號

1

國家、省市領導人、社會知名人士以及重要外賓來校參觀、視察、訪問或講演時的照片、視頻、講稿、紀念品、題詞和相關報刊等,曾受到國家、省市領導人接見的集體、個人、工作合影照片等。

2

各個時期學校主要負責人和知名教授的個人照片,聘任書、證書,論著、手稿、日記、信函、獲獎材料等的原件,以及在校期間使用過的有紀念意義的物品等實物。

3

學校師生員工參加國內外各類重要活動,如社會活動、學術活動、各種賽事等的資料、照片,實物包括作品、獎品、紀念品、證書等。

4

學校集體和師生員工個人獲得省、部級以上各類表彰獎勵的獎杯、獎狀、獎章、榮譽證書等。

5

反映學校不同時期風貌的校園建筑、校園風光的老照片、匾額,歷屆畢業生合影照片、畢業紀念冊、師生間贈言題錄。帶有老校名印記的實物,學校各個時期校標、?;?、紀念章、校牌、校歌,畢業證書、學位證書、畢業文憑,學生證、借書證、記分冊、錄取通知書、畢業派遣證等。

6

我校教職工主編的教材、專著、譯著以及學校早期教師備課講義手稿、教學筆記、早期的學生作業本、師生往來信件等。學校早期形成和使用過的有史料價值的教案、教具模型、教師自制教具等資料、實物、照片等。

7

知名校友自傳、事跡介紹或相關資料、實物、照片等,校友贈送給學校具有保存展出價值的實物,包括校友個人創作的作品,如繪畫、書法、模型、工藝等。

8

與國內外機構、高等學校交流合作及國內外機構、人士捐資助學的資料、實物、照片等。

9

學校組織的大型活動收到的祝賀函電、禮品及照片等,個人贈送給我校的反映重要活動的紀念品等。

10

國家、省市級新聞媒體對學校重大事件、活動、人物的報道。

11

能夠反映學校特定歷史背景的回憶錄、訪談錄、專題調研等史料。

12

其他有史料價值和陳列價值的資料與實物。

 

Copyright ? 2019 南京工業大學檔案館 All Rights Reserved.  


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