為了充分發揮檔案信息資源的整體功能，滿足學校與社會的利用需求，根據《中華人民共和國檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》的有關規定，制定我校檔案借閱利用制度：

一、凡利用本館館藏開放檔案，本校教職工須持工作證或所在部門(單位)證明，學生須持學生證或所在院系證明，外單位人員須持身分證或介紹信，受委托查詢人員須持本人身分證、委托書、委托人身分證復印件或相關介紹信，否則不予接待。

二、凡利用本館尚未開放的檔案，除須持有上述證件外，必須加辦審批手續，方可利用：

1、本校人員利用保密檔案或非本部門產生的未公開檔案，需經相關部門領導批準并注明閱檔范圍；

2、外單位人員利用此類檔案，要經檔案館館長和相關部門領導批準。

三、為了保證檔案的安全，在不能確認查詢人身份的情況下，不接受查詢。原則上不接受電話查詢。不能到館查閱檔案的，可來函查詢，函內需提供介紹信或證件的復印件。

四、利用檔案須認真填寫《南京工業大學檔案查閱、借閱利用登記表》。館藏檔案原則上不外借，校內利用人員確因工作需要，須經館長和相關部門領導同意，并辦理借出手續，方可借出。重要檔案還需分管校長同意，才能借出。借閱時間一般不應超過兩個星期，逾期不還者，按規定酌情處理。保密檔案一律不外借。

五、利用者要愛護檔案，要對檔案的保密、安全、完整負責，不得隨意增刪、涂改、轉借，更不能丟失，如發現違規者，視情節輕重，按照法規要求，給予處罰。

六、利用檔案的單位和個人未經本館同意，不得擅自公布本館檔案。

七、利用檔案人員未經允許不準擅自拍照、抄錄、復印，特殊、珍貴檔案一般不予復印(制)。

八、利用檔案結束后，利用者應如實填寫《檔案利用效果登記表》，留館備查。

九、非為本校工作服務的社會或個人利用檔案，根據國家檔案局、國家物價局《關于利用檔案收費規定的通知》精神，酌情收取相關費用。

十、凡向本館寄存檔案的單位和個人，對其檔案享有優先利用權，并對檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，本館將維護其合法利益。