南京工業大學檔案館由原南京化工大學綜合檔案室和原南京建筑工程學院綜合檔案室于2002年4月合并組建而成，為江蘇省檔案工作四星級單位，人事檔案管理為國家一級達標管理單位。檔案館下設綜合檔案科、人事檔案科、學生檔案科、數字檔案與技術科四個科室，分別負責全校各類檔案的管理工作，并對各二級單位進行檔案工作業務指導。南京工業大學檔案館現有11人，其中研究生5名，本科學歷5人，副高職稱3名、中級職稱8名。

學校成立了檔案工作委員會，由學校副校長趙志宏任主任，館長史錫年任副主任；全校63個部門明確一位處級領導分管檔案工作，并配備了63名兼職檔案員，從而形成了檔案工作委員會、單位分管領導、專兼職檔案員140多人組成的檔案管理網絡，使檔案工作從組織上得到了保障 。

檔案館現有南京化工大學、南京建筑工程學院、南京工業大學三個檔案全宗，館藏檔案最早始于1948年，其覆蓋面廣，內容豐富，記錄著學校的發展歷史，反映著學校教學科研學術水平，保存著學校各層次學歷教育的招生、分配、培養工作以及歷年畢業生的學籍檔案。截止至2018年12月，檔案館集中統一管理黨群、行政、教學、科研、基建、設備、產品與科技開發、出版物、外事、財會、聲像等各種門類和載體的檔案7萬余卷、以件為保管單位的檔案約19萬件，總排架長度近3185米。

南京工業大學檔案館積極推進檔案信息化建設，應用檔案管理網絡系統科學管理檔案，2006年完成了檔案管理系統與學校辦公自動化系統的無縫連接，并于2018年全面升級，實現電子公文在線實時歸檔；同時把檔案館網站與微信公眾號建設成為發布檔案工作動態、提供檔案檢索利用、展示檔案工作成果的檔案工作重要窗口；2010年，逐步啟動數字檔案館建設項目，已建成多個全文數據庫與專題檔案查詢系統，線上線下檔案服務能力均大幅提升；2016年建成數字校史館，在手機端和電腦端全面展示南京工業大學百年辦學成果。

檔案館注重檔案信息資源的開發與利用，先后編撰了《南京工業大學年鑒》（2002-2017歷年）、《南京工業大學紀事（1953-2009）》《檔案利用效果典型事例匯編》、《科研申報獎項目簡介》、《大事記》、《基本建設項目簡介》、《工作委員會領導小組情況》、《基礎數字匯編》、《組織沿革》等多種檔案編研成果，2006年9月建成了南京工業大學校史陳列室，于2007年榮獲江蘇省優秀檔案編研成果三等獎，并于2016年進行了全面的出新改造。

檔案館堅持開展科研工作，積極申報各級科研項目，近年來已完成省級科研項目五項：高校電子文件歸檔及管理辦法探索、電子政務條件下電子文件管理體系研究，高校數字檔案館建設目標體系研究、高校電子文件全過程管理監管研究、高校電子文件一體化管理中的監管研究；校級課題兩項：基于和諧校園創建拓寬高校檔案服務功能、高校數字檔案館建設目標體系研究。全館在專業核心期刊上發表論文約60篇，并多次在省高校檔案工作研討會上獲獎，成為檔案工作隊伍建設中的一大亮點。

檔案館堅持服務為本，創新發展，曾獲多項省級表彰，2004年榮獲江蘇省省級“巾幗示范崗”榮譽稱號，2005年又被評為全省在寧高校中唯一一個省級巾幗示范明星崗，2013年、2015年兩次榮獲“江蘇省高校檔案工作先進集體”榮譽稱號，2018年獲評“江蘇省高校檔案工作先進單位”。此外還獲得多項校內榮譽，如2003年、2007年檔案館黨支部兩次被學校黨委表彰為先進黨支部，檔案館分別獲評校2005年度、2009年度、2016年度“優質服務窗口競賽先進單位”，并兩次獲評“治安綜合治理工作先進集體”，2017年綜合檔案科獲評校巾幗文明崗。

江蘇省檔案工作四星級單位&干部人事檔案工作目標管理國家一級單位

檔案館位置圖